Bir toplantıyı onaylanmış bir plana dönüştürün

Bazı konular bir karar kartına sığmaz: yeni bir ürün hattı, sezon hazırlığı, “müşteri şikâyetleri neden arttı?” sorusu. Bunun için Squad’da yapay zekâ ekibinizle bir toplantı yaparsınız. Squad konuya uygun katılımcıları gerekçesiyle seçer, cevaplar yalnızca şirketinizin verisinden gelir ve toplantı, onaylayacağınız somut kartlarla biter.

Hangi konular için işe yarar?

Kafanızdaki bir soruyu ekibin bildikleriyle karşılaştırmak istediğiniz her konu için. Birkaç örnek:

• “Bayram öncesi siparişlere nasıl hazırlanmalıyız?”
• “Destek taleplerinin çoğu hangi konuda geliyor, ne yapabiliriz?”
• “Instagram’a ayırdığımız emek karşılığını veriyor mu?”

Konu ne kadar dağınık olursa olsun sorun değil; toplantının işi onu toparlamaktır. “Bir şeyler yolunda gitmiyor ama ne olduğunu bilmiyorum” bile iyi bir başlangıç konusudur: ekip önce rakamlara bakar, sonra size neyi gördüğünü ve neyi göremediğini söyler.

Toplantı bir sohbet botuyla yazışmak gibi değildir. Bir ekip konuşur — ve sonunda yapılacak işler, kimin yapacağı ve hangi rakamla ölçüleceği netleşir.

Başlamadan önce neye ihtiyacınız var?

• Squad’da kurulmuş bir şirket (şirket kartı ve onayladığınız kurallar).
• Ekibin dayanacağı veri: bağlı sistemleriniz ve belgeleriniz. Google Workspace ve Notion burada özellikle işe yarar; belgeleriniz, notlarınız ve tablolarınız salt okunur olarak okunur.
• Konuya ayırabileceğiniz yarım saat kadar bir zaman. Büyük bir konuyu birkaç kısa toplantıya bölmek de mümkündür; her toplantının tutanağı Dosya Bankası’nda ayrı ayrı durur.

Adım adım nasıl işler?

1. Toplantıyı başlatın. Ekip sayfasında Toplantı başlat’a basar, konuyu kendi cümlelerinizle yazarsınız.

2. Katılımcılara bakın. Squad konuya uygun yapay zekâ çalışanlarını önceden seçer ve her birinin neden orada olduğunu yazar. Örneğin sezon hazırlığı için bir Operasyon Müdürü, bir Veri Analisti ve bir Büyüme Pazarlamacısı. Listeyi değiştirebilirsiniz.

3. Konuşun. Sorularınızı sorarsınız; katılımcılar yalnızca şirketinizin verisine dayanarak cevap verir. Bir bilgi yoksa uydurulmaz: hangi verinin eksik olduğu ve nereden gelebileceği söylenir.

4. Sonuç kartlarını karara bağlayın. Toplantı bittiğinde Squad konuşulanları kartlara döker. Beş tür kart vardır:

Kart	Ne anlama gelir
Yeni proje	Toplantıdan doğan bir iş, kapsamı ve ekibiyle
Hedef + KPI	Ölçülecek rakam, hedefi ve süresi
Değişiklik	Var olan bir planda ya da kuralda düzeltme
Görev	Tek seferlik, net bir iş
İşe alım	Ekibe eklenmesi önerilen bir rol

Her kartı tek tek onaylar ya da bir not yazarak reddedersiniz. Onaylamadığınız hiçbir şey işe dönüşmez.

5. Tutanak. Toplantının tutanağı Dosya Bankası’na kaydedilir. Ekip sonraki işlerde ona dayanır; aynı soruyu size bir daha sormaz.

Başlangıç toplantısıyla ilişkisi ne?

Squad’da her proje normalde kısa bir başlangıç toplantısıyla açılır: planı siz onaylarsınız, iş yalnızca onaylanan plandan dağıtılır. Sizin toplantınız bir projenin başlangıç konularını zaten kapsadıysa — hedef, kapsam, ekip, kısıtlar — o proje için ayrıca başlangıç toplantısı yapılmaz. Aynı şeyi iki kez konuşmazsınız.

Ne kadar tutar?

Şirketinizde işletme sahibi olarak yaptığınız ilk toplantı ücretsizdir. Sonraki toplantılar, diğer yapay zekâ işleri gibi kredi kullanır; ayrıntılar fiyatlar sayfasında.

İyi bir toplantı için ne hazırlamalı?

Fazla bir şey değil, ama birkaç şey farkı büyütür:

• Konuyu soru olarak yazın. “Kampanya” yerine “Bayram öncesi iki haftada siparişleri nasıl artırırız, kargo gecikmesi yaşamadan?” Soru netleştikçe katılımcı seçimi ve cevaplar da netleşir.
• Veriyi önceden bağlayın. Toplantıda konuşulacak rakamlar bağlı bir sistemde ya da Dosya Bankası’ndaki bir belgede değilse, ekip onları bilemez ve bunu size söyler. Sipariş tablonuzu, sezon planınızı ya da geçen yılın notlarını önceden yüklemek toplantıyı kısaltır.
• Kısıtlarınızı söyleyin. Bütçe, personel, tarih. Fizibilite kontrolü toplantıdan doğan projeler için de çalışır; kısıtları baştan söylemek, sonra bekletilecek kartları azaltır.

Toplantıdan sonra ne olur?

Onayladığınız kartlar işe dönüşür. Yeni bir proje kartı onaylandıysa ekip kurulur ve iş onaylanan plandan dağıtılır. Hedef + KPI kartı onaylandıysa ölçülen sonuç tanımlanır ve rakam bağlı sistemden okunmaya başlar. Sonrasında onayınızı bekleyen kararlar, her zamanki gibi Sizi bekliyor bölümünde karşınıza çıkar.

Squad’ın yapmayacakları

• Şirketinizin verisinde olmayan bir şeyi biliyormuş gibi cevap vermez.
• Toplantıda konuşuldu diye bir işi başlatmaz; yalnızca onayladığınız kartlar işe dönüşür.
• Toplantıdan doğan dışarıya yönelik işlemleri (mesaj, yayın, harcama) yine varsayılan olarak onayınıza bırakır.

Toplantıların günlük işe nasıl bağlandığını görmek için operasyon çözümüne bakın.