Başınızı ağrıtmadan önce gizli kuralları bulun

Her işletme, kimsenin yazıya dökmediği kurallarla çalışır. Sorun, bu kuralların genellikle bir şey ters gittiğinde fark edilmesidir. Squad bu yüzden işe başlarken sizinki gibi bir işletmeye genellikle uygulanan kuralları — mevzuat, platformlar, ödemeler, veri — onaylamanız için varsayımlar olarak listeler. Onayladığınız kural, ekip çalışırken bir koruma görevi görür: onu çiğneyecek işlem bekletilir ya da reddedilir.

Gizli kurallar neye benzer?

Pilot senaryolarda (simülasyon, gerçek müşteri değil) bulunan üç örnek:

• Kartlardaki depozito blokeleri süresi dolunca kalkar. Düğün ekipmanı kiralayan bir işletme için bu, “depozitoyu kartta tutarız” planının belli bir süreden sonra işlemeyeceği anlamına gelir.
• WhatsApp’ın 24 saatlik yanıt penceresi. WhatsApp’tan beden sorularına cevap veren bir iç giyim mağazası için bu kural, hangi mesajın ne zaman gönderilebileceğini belirler.
• Her uzak oturumdan önce müşteri izni. Bir teknik destek masası, müşterinin bilgisayarına bağlanmadan önce açık izin almalıdır.

Hiçbir işletme sahibi bunları ilk görüşmede söylemez. Söylemeyi unutmak normaldir; Squad’ın işi, bunları siz bir sorun yaşamadan önünüze koymaktır.

Kurallar yalnızca yasalardan ya da platformlardan gelmez. “Kapıda ödeme almıyoruz”, “indirim %20’yi geçmez” ya da “hafta sonu müşteriye mesaj atmıyoruz” gibi kendi şirket kurallarınızı da aynı listeye eklersiniz; onaylandıktan sonra bunlar da aynı şekilde korunur.

Başlamadan önce neye ihtiyacınız var?

Çok az şeye. Google hesabınızla giriş yapar, şirketinizin adını ve web sitesini verirsiniz; isterseniz birkaç satır açıklama ya da bir PDF eklersiniz. Squad bundan bir şirket kartı çıkarır — ne sattığınız, kime sattığınız, nasıl para kazandığınız — ve kuralları buna göre listeler.

Müşterilerinizle WhatsApp üzerinden konuşuyorsanız, bağlamanız platform kurallarının plana doğru yansımasına yardımcı olur.

Adım adım nasıl işler?

1. Okuma. Squad verdiklerinizden şirket kartını oluşturur.

2. Varsayımlar. İşinize genellikle uygulanan kuralları dört başlıkta listeler: mevzuat, platformlar, ödemeler ve veri. Her biri bir varsayımdır, kesin hüküm değil.

3. Sizin kararınız. Her varsayımı onaylar, reddeder ya da düzeltirsiniz. Listede olmayan bir kural biliyorsanız ekleyin — örneğin KVKK kapsamında sizin için geçerli bir yükümlülük ya da kendi iade politikanızdaki bir şart.

4. Teyit. Hukuki ya da mali sonuç doğurabilecek kuralları avukatınızla ya da mali müşavirinizle teyit edin. Squad bu kuralları sizin için bulur ve uygular; ama doğruluklarına dair hukuki görüş vermez.

5. Uygulama. Onaylanan kurallar ekibin çalışmasına girer. Bir girişim kuralı çiğneyecekse fizibilite kontrolünde bekletilir; tek bir işlem çiğneyecekse o işlem bekletilir ya da reddedilir. Neden bekletildiği her zaman yazar.

Hangi roller çalışır?

Şirketinizin ihtiyacına göre ekibe bir Uyum Denetçisi (Compliance Auditor) ve kişisel veri yoğun bir işiniz varsa bir Veri Gizliliği Sorumlusu (Data Privacy Officer) eklenebilir. Bu roller ekibin işlemlerini onaylanmış kurallara göre kontrol eder ve şüpheli durumları size bir karar kartı olarak getirir. Roller de diğer her şey gibi planlanan işten çıkar: kişisel veri işlemeyen küçük bir işletmede ayrı bir Veri Gizliliği Sorumlusu gerekmeyebilir. Ekibe kimin ekleneceğini, önerilen işe alımları onaylayarak siz belirlersiniz.

İşe yaradığını nasıl anlarsınız?

Bir kuralın işe yaradığını, bir işlemin onun yüzünden durdurulduğunu gördüğünüzde anlarsınız. Örneğin düğün ekipmanı kiralama pilotunda, eski kiracılara giden 40 tekliften 2’si izin olmadığı için bekletildi (pilot senaryo, simülasyon). Raporda bu iki kişi unutulmuş değil, bilerek dışarıda bırakılmış olarak yer aldı.

Kurallar zamanla değişirse?

İşiniz değiştikçe kurallarınız da değişir: yeni bir satış kanalı açarsınız, yurt dışına satmaya başlarsınız, bir ödeme yöntemi eklersiniz. Böyle bir değişiklikte kurallarınızı yeniden gözden geçirin ve yeni duruma uyan kuralları ekleyin. Onayladığınız bir kuralı sonradan düzeltmek ya da kaldırmak da sizin elinizdedir.

Bir kural ya da bütçe değiştiğinde, ona takılıp bekletilmiş bir fikri yeniden sorabilirsiniz. Örneğin bir reklam bütçesi belirlediğinizde, daha önce bütçe olmadığı için bekletilen reklam fikri yeniden kontrol edilir.

Ne kadar tutar?

Gizli kuralların ilk listesi, ücretsiz Şirket Teşhisi’nin bir parçasıdır: şirket profiliniz, bulunan gizli kurallar, sıralanmış fırsatlar, şirketiniz için tasarlanan ekip ve salt okunur bağlı tek bir sistemden gerçek bir rakam. Raporu PDF olarak kaydedebilirsiniz; ücretsiz planda hiçbir şey yürütülmez. Kuralların ekibin günlük işlerinde uygulanması ise ücretli planlarla başlar.

Squad’ın nerede durduğu

• Squad bir hukuk bürosu değildir ve hukuki görüş vermez. Kuralları varsayım olarak getirir; doğruluklarını siz ve avukatınız teyit edersiniz.
• Listenin eksiksiz olduğunu iddia etmez.
• Onaylamadığınız bir kuralı uygulamaz; reddettiğiniz bir varsayımı da ısrarla geri getirmez.

Hukuki tarafta neler yapılabileceğini hukuk çözümünde, bu döngünün tamamını Squad nasıl çalışır sayfasında görebilirsiniz.